Oпубликoвaнo: 2019-08-04 12:22:15

Любaя кoмпaния, фирмa, учрeждeниe имeeт свой документооборот. Каждый приказ, бухотчет или объяснительная имеет юридическую силу и не должен уничтожаться. За годы деятельности в компании формируется внушительный архив, где хранение документов https://www.skladovka.ua/hranenie-buhgalterskih-dokumentov/ должно происходить по своим нормам и правилам.  

Основные положения

Хранение отчетности (финансовой, бухгалтерской, налоговой) регламентируется несколькими инструкциями. Самая важная информация в них – виды, подлежащие сохранению, и сроки, после истечения которых папки можно уничтожать. Хранить в обязательном порядке следует:

•   первичные документы;
•   обработанные регистры;
•   бухгалтерские балансы;
•   строгую отчетность;
•   электронные версии.

До того, как первичка уходит в архив она должна находиться в специальном помещении бухгалтерии, в закрывающихся шкафах или стеллажах. И если для хранения вещей достаточно надежного замка, то за бумажным архивом обязательно назначают следить ответственного человека.  

Все архивные документы должны быть обязательно систематизированы в алфавитном и хронологическом порядке, занесены в бумажный и электронный перечни.  

Сроки хранения

Не все документы нужно держать под контролем одинаковое время: хранение бухгалтерских архивов подчиняется разным срокам. Одни виды придется хранить постоянно, другие — 75 лет, третьи — всего 10. Постоянно сохраняются:

•   бухгалтерские отчеты;
•   балансы;
•   книги доходов, расходов;
•   договоры лизинга, дарения;
•   акты, переписку;
•   документы о переоценке фондов, по операциям с ценными бумагами;
•   паспорта всех сделок.

Семьдесят пять лет хранятся трудовые договоры, реестры, ведомости, лицевые счета, личные карточки сотрудников. Всего десять лет – документы о продаже имущества, залоговые договоры, оперативные отчеты по валютным счетам.

Естественно, что каждый год деятельности увеличивает объем архива. И если дефицит свободного места чувствуется острее, следует задуматься о хранении документации вне компании — в персональных боксах, предоставляемых в аренду профессиональным сервисом «Столичная Кладовка», например.  

Способы хранения: собственный архив

Как говорилось выше, документы можно хранить в компании, либо вне ее. Если принимается решение по обустройству собственного архива, нужно соблюсти следующие правила:

•   отвести для этого отдельное помещение со стеллажами, освещением, климат-контролем;
•   оборудовать окна светонепроницаемыми жалюзи, чтобы документы не выцветали;
•   оснастить окна в архиве на первом этаже железными решетками;
•   разработать каталог или перечень хранимых документов;
•   продумать регламент выдачи документов на руки.  

Некоторые компании, ввиду отсутствия условий и свободных помещений, принимают решение хранить архив за пределами офиса: аренда мини склада позволит иметь архив удаленно на идеальных условиях.  

Способы хранения: внеофисный архив

Вне офиса «бумажную бухгалтерию» можно хранить в подсобке или гараже (собственном или арендованном), в архивном спецучреждении, в арендованном персональном боксе с индивидуальным круглосуточным доступом и надежной охраной.  

Первый вариант наименее предпочтительный, поскольку не гарантирует ни сохранности, ни нормальных условий. Архивное учреждение — вариант хороший, но. Стоят такие услуги дорого, плюс открывают доступ к документации посторонним людям.

Оптимальный вариант во всех отношениях – это сервис «Складовка» https://www.skladovka.ua/, предоставляющий аренду персональных застрахованных боксов разной площади с несколькими уровнями безопасности. В них можно хранить документы, вещи, оргтехнику, даже мебель временно или постоянно, что автоматически освободит компанию от множества связанных с архивом проблем.

Внимание!!! При перепечатке материалов с E-FINANCE.COM.UA активная ссылка (не закрытая в теги noindex или nofollow, а именно открытая!!!) на портал «Финансовые новости E-FINANCE.COM.UA» обязательна.